Reflecteren in Simulise

Tot februari vond deze vergadering op maandag plaats, gevolgd door de presentaties en aansluitend een kort individueel gesprek tussen student en studieloopbaanbegeleider (Slb’er), waarin de uitkomsten van de vergadering werden teruggekoppeld.

Sinds februari is de werkwijze gewijzigd: eerst de presentaties zonder individuele gesprekken, gevolgd door de voortgangsvergaderingen op donderdag of vrijdag. Dit biedt docenten direct zicht op opvallende punten uit de presentaties en geeft een vollediger beeld van de ontwikkeling van de student, wat helpt bij beslismomenten.

Een knelpunt in de nieuwe werkwijze is echter dat slb’ers onvoldoende tijd hebben om de uitkomsten van de voortgangsvergadering tijdig terug te koppelen aan studenten. Terugkoppeling tijdens reguliere SLB-uren kost meerdere weken, terwijl snelle feedback voor studenten essentieel is. Hier wilde ik graag een oplossing voor vinden.

In welke context vond je onderzoek plaats (les, klas, team, school breed)?
Binnen mijn docententeam.

Wat wilde je te weten komen?
Ik wilde eerst weten welke volgorde de voorkeur genoot: 1) eerst vergaderen dan presentaties en aansluitend gesprekken of, 2) eerst presentaties en dan vergaderen. De tweede optie had de voorkeur omdat er dan tijdens de vergadering al meer informatie bekend was over de voortgang van de student. Daarna wilde ik achterhalen of er een efficiënte en effectieve manier is om informatie uit de vergadering over te dragen aan studenten en welk platform zich daarvoor leent.

Wat wilde je opleveren?
Ik wilde een product maken waar de docenten behoefte aan hadden. Dat werd een formulier waarin de studenten antwoord moeten geven op reflectievragen, waardoor ze vooruit gaan kijken naar de volgende periode. Dit is uiteindelijk een sjabloon geworden in Simulise (het programma waar we de voortgang volgen, maar ook de opdrachten in klaarzetten).

Hoe heb je je onderzoek aangepakt (informatie vinden, experts bevragen etc.)?
Als eerste heb ik met het team de voor- en nadelen tegen elkaar afgewogen. Dit heb ik gedaan door een kleine enquête uit te zetten in het team. Daarna heb ik mijn idee gedeeld en het eerste formulier laten zien tijdens een vergadering. Het formulier is ook per mail verspreid zodat de docenten feedback konden geven. Uit de feedback kwam naar voren dat de reflectievragen voor de studenten te groot en te breed waren. Deze feedback heb ik verwerkt met een klein groepje collega’s, samen hebben we de vragen vormgegeven. Vanuit het practoraat was er iemand die ervaring had met sjablonen maken in Simulise, hij heeft mij laten zien hoe dat werkt en welke opties mogelijk zijn.

Daarna heb ik met de key user van Simulise een opzet gemaakt van het sjabloon en dit met het team gedeeld. Ik heb feedback gekregen van mijn team en deze feedback heb ik samen met de key user verwerkt tot het sjabloon in Simulise, het uiteindelijke product. Ook heb ik de docenten laten zien hoe zij dit sjabloon kunnen gebruiken en wat er van de studieloopbaanbegeleiders en van de studenten wordt verwacht tijdens het invullen van het sjabloon. Daarnaast heb ik ook een handleiding geschreven zodat de studieloopbaanbegeleiders en docenten dit later nog eens terug kunnen lezen.

Waar liep je tegenaan?
Het grootste struikelblok is dat alleen de key user rechten heeft om sjablonen te maken, dus er is in ons team maar één persoon die dit kan maken. Dit is niet erg efficiënt. Verder liep alles redelijk soepel.

Wat gaf je energie? 
Doordat er een duidelijk probleem lag, had ik ook een duidelijk doel voor ogen. Ik heb steeds in gedachten gehouden dat het makkelijker, beter en efficiënter moest kunnen. Doordat mijn collega’s enthousiast reageerden kreeg ik energie en werd ik blij van dit product.

Wat hebben andere docenten aan je onderzoek?
Andere docenten hebben hier wat aan in de zin dat zij samen met de studenten kunnen reflecteren op de afgelopen periode. Door de reflectievragen leren studenten hoe vooruit te kijken naar de volgende periode. In het sjabloon hebben docenten ook een aantal vragen en aan de hand van die vragen kunnen zij feedbackgesprekken voeren met de studenten.